Suivre ses dons au quotidien
En bref
Pour répondre à un contrôle, il faut pouvoir relier la liste des reçus, leurs dates et leurs montants aux sommes encaissées. Un registre des reçus et un tableau de rapprochement le permettent : le total des reçus émis doit être égal au total des dons reçus en banque, et au total des dons comptabilisés.
Le registre des reçus fiscaux
Associathèque recommande de tenir un journal des reçus fiscaux émis, accompagné d'un classeur qui contient les copies des reçus remis aux donateurs. Chaque ligne reprend le numéro d'ordre, la date, le donateur et le montant.
Le tableau de rapprochement
Le tableau doit pouvoir justifier une égalité à trois niveaux :
- le total des reçus fiscaux émis ;
- le total des dons reçus en banque ;
- le total des dons comptabilisés.
Si les trois totaux ne sont pas égaux, il faut pouvoir expliquer l'écart ligne par ligne. Les conventions de mécénat et les abandons de frais de bénévoles, quand ils donnent lieu à un reçu, entrent dans le rapprochement.
Ce qui facilite le travail
- faire des remises de chèques par lots indépendants et homogènes, pour les retrouver et les pointer facilement avec le compte comptable ;
- faire un rapprochement mensuel quand les dons sont nombreux ;
- garder les reçus annulés, avec la mention « reçu annulé » : voir Numéro d'ordre d'un reçu fiscal.
Combien de temps garder ces documents
Le registre, les copies de reçus et les relevés font partie des pièces qu'un vérificateur peut demander. Pour la durée, voir Combien de temps conserver les reçus fiscaux ?.
Ces conseils d'organisation viennent d'In Extenso, publiés par Associathèque en 2022. Ce sont des recommandations de gestion, pas des obligations légales.
Sources
Informations générales, à vérifier selon votre situation. Pour un cas particulier, rapprochez-vous de l'administration ou d'un professionnel.
Vous préférez ne plus y penser ?
Nous saisissons vos dons, contrôlons les adresses et les doublons, puis éditons et envoyons vos reçus. Vous validez avant chaque envoi.
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