Les dons en espèces et la caisse
En bref
Un procès-verbal de comptage consigne ce qui a été compté dans la caisse ou la collecte : le nombre de billets et de pièces de chaque valeur, le total, la date et les personnes qui ont compté. Aucune règle de la doctrine fiscale citée sur ce site n'impose un modèle : c'est une bonne pratique de contrôle interne, qui protège l'association et celles et ceux qui manipulent l'argent.
Remplir le procès-verbal en ligneOutil gratuit, sans inscription, aucune donnée envoyée
Ce que contient un bon procès-verbal
- l'association, l'objet du comptage (collecte, vente, caisse du bar), la date, le lieu et, au besoin, la période concernée ;
- le nombre de billets et de pièces de chaque valeur, avec le sous-total de chaque ligne ;
- le total des espèces, en chiffres et en lettres ;
- les chèques et autres moyens de paiement comptés avec les espèces ;
- le montant attendu et l'écart éventuel, avec son explication ;
- les noms et signatures des personnes qui ont compté, du trésorier et, si besoin, du président.
Compter à deux : une bonne pratique
Compter à deux personnes, noter le résultat tout de suite et faire signer le procès-verbal limite les erreurs et les soupçons. C'est un usage, pas une règle énoncée par l'administration fiscale : l'association reste libre de son organisation.
Le lien avec les reçus fiscaux
Un procès-verbal de comptage n'est pas un reçu fiscal. Il ne dit pas qui a donné. Pour délivrer un reçu sur un don en espèces, il faut pouvoir identifier le donateur et indiquer son adresse complète. Voir Un don en espèces donne-t-il droit à un reçu fiscal ?.
Le bordereau de remise en banque
Quand l'association dépose les espèces à la banque, un bordereau reprend le détail des billets et des pièces, le nombre et le montant des chèques, et le total de la remise. L'outil le génère sur une seconde page, à partir du même comptage.
Que faire des procès-verbaux
Conservez-les avec vos pièces comptables, par exemple classés par date. Pour les durées de conservation, voir Combien de temps conserver les reçus fiscaux ?.
Cet article décrit une pratique de contrôle interne. Les règles sur les reçus fiscaux citées s'appuient sur la doctrine fiscale (BOFiP).
Sources
Informations générales, à vérifier selon votre situation. Pour un cas particulier, rapprochez-vous de l'administration ou d'un professionnel.