Les données des donateurs
En bref
Toute association qui tient un fichier de donateurs traite des données personnelles et doit respecter le RGPD, quelle que soit sa taille. La CNIL demande de recenser ses fichiers dans un registre, de n'utiliser que les données utiles, d'informer les personnes, de limiter la durée de conservation, de sécuriser les données et d'organiser les droits des personnes.
Les six principes à respecter
- La licéité. Le fichier repose sur une base légale prévue par le RGPD : consentement, contrat, intérêt légitime, obligation légale…
- Une finalité déterminée et légitime. Par exemple « la gestion administrative des donateurs » : on n'utilise pas le fichier pour un autre but.
- La minimisation. On ne collecte que les données nécessaires à cet objectif.
- La transparence. Les personnes sont informées, dès la collecte, de l'identité de l'association, de l'objectif, de la base légale, des destinataires, de la durée de conservation et de leurs droits.
- Une durée de conservation limitée. Les données sont gardées le temps nécessaire, puis supprimées ou anonymisées.
- La sécurité et la confidentialité. Les données sont consultées par le moins de personnes possible.
Par où commencer
- Recenser les fichiers dans un registre : une fiche par objectif, avec les données utilisées, qui y a accès, la durée de conservation et les mesures de sécurité.
- Faire le tri : données utiles, accès limités, pas de conservation illimitée.
- Informer les personnes à chaque collecte.
- Faciliter l'exercice des droits : un formulaire de contact ou une adresse dédiée.
- Sécuriser les données.
Faut-il déclarer son fichier à la CNIL ?
Non : depuis l'entrée en application du RGPD, le 25 mai 2018, les associations n'ont plus à déclarer leurs fichiers à la CNIL avant de les mettre en œuvre, sauf exceptions dans le domaine de la santé. En contrepartie, elles doivent pouvoir démontrer à tout moment qu'elles respectent les règles. La désignation d'un délégué à la protection des données n'est pas obligatoire pour les associations, sauf cas particuliers.
Cet article s'appuie sur le guide de sensibilisation au RGPD pour les associations publié par la CNIL.
Sources
Informations générales, à vérifier selon votre situation. Pour un cas particulier, rapprochez-vous de l'administration ou d'un professionnel.
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